Veiledning:
Third Party Privacy Compliance Mangement (TPPCM)

1       Ta i bruk avtalen

1.1         Avrop

Avrop gjennomføres ved minikonkurranse. Dette innebærer en ny (forenklet) konkurranse mellom leverandørene som sikrer forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet. Vinneren tildeles avropskontrakten.

1.2         Gjennomføring av minikonkurranse

1.2.1       Leverandørdialog

Virksomheten kan gjennomføre leverandørdialog i forkant av minikonkurransen dersom det er behov for å avklare spørsmål eller innhente ytterligere informasjon om hva leverandørene kan tilby. Formålet med leverandørdialogen er å oppnå en bedre forståelse av markedet, leverandørenes løsninger og mulige tilnærminger til det aktuelle behovet.

1.2.2       Tilbudsforespørsel

Ved gjennomføring av minikonkurranse anbefaler vi at virksomhetene benytter følgende verktøy for utforming av avrop:

Merk: [Link: Avropshjelpen er under utvikling.]
Dokumentet nedenfor kan brukes som støtte ved gjennomføring av avrop. Det kan fritt redigeres og tilpasses virksomhetens egne behov.

Avropsskjema

docx

27.57 KB

Avropshjelpen gir praktisk støtte til utforming og gjennomføring av avrop, slik at alle viktige elementer blir ivaretatt i tilbudsforespørselen. Verktøyet genererer et word-dokument som lastes ned på din datamaskin, som du enkelt kan redigere videre og sende til leverandørene.

Tilbudsforespørselen skal som minimum inneholde:

1. Tittel: [Ref. nr/Minikonkurranse] Tjeneste for håndtering av tredjeparters etterlevelse av personvern og informasjonssikkerhet.
2. Behovsbeskrivelse
3. Antall aktive administratorer ved etablering
4. Tildelingskriterier, inkludert vekting og beskrivelse av evaluering
5. Tilbudsfrist

Tilbudsforespørselen bør også inneholde:

1. Tidsplan med beskrivelse dersom det planlegges for forhandlinger
2. Vedståelsesfrist

Ved gjennomføring av en minikonkurranse vil vi anbefale virksomhetene å sende tilbudsforespørselen via virksomhetens elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Her anbefales det at det brukes en mal i KGV-systemet som innebærer at leverandører inviteres til å levere tilbud uten kunngjøringsplikt.

Leverandørene kan finnes i KGV ved å søke på leverandørens navn, organisasjonsnummer eller e-postadresse (se avsnitt 8).

Dersom en av leverandørene ikke inviteres, er virksomhetene ansvarlige for å sikre at det er gjort tilstrekkelig vurderinger av hvorvidt leverandøren ikke kan levere tjenesten. Tilstrekkelig dokumentasjon kan være å sende en henvendelse til leverandøren i forkant av minikonkurransen og undersøke deres interesse og/eller mulighet til å levere forespurte tjeneste. Virksomheten må kunne utlevere slik dokumentasjon til leverandørene på forespørsel. Vår anbefaling er at alle leverandørene inviteres med mindre det foreligger dialog med leverandørene i forkant som bekrefter at ikke alle kan levere tjenesten.

1.2.3       Behovsbeskrivelse

Behovsbeskrivelsen skal beskrive hvilke tjenester leverandøren skal tilby under avropet. Den skal gi et tilstrekkelig grunnlag for leverandørene til å forstå virksomhetens behov og utarbeide et relevant og konkurransedyktig tilbud. Denne behovsbeskrivelsen er ikke låst, og vil kunne endre seg gjennom avtaleperioden.

Virksomhetene kan angi absolutte krav til tjenesten som må oppfylles for at tilbudet skal bli vurdert. Slike krav må være klart formulert, nødvendige og innenfor rammeavtalens omfang. Slike absolutte krav kan ikke benyttes for å unødig begrense konkurransen.

Ved eventuelle endringer i behovet skal begge leverandørene informeres om dette for å sikre likebehandling og forutsigbarhet i konkurransen.

1.2.4       Tildelingskriterier

Virksomhetene kan selv velge hvilke tildelingskriterier de vil gjennomføre sin evaluering på, i tillegg til vekten per kriterium. Virksomheten kan, etter eget skjønn, velge ett eller flere av følgende kriterier med den vekting som anses hensiktsmessig.

Evalueringskrav	Kommentar
Kvalitet	Virksomheten kan selv angi hvilke krav som skal inngå i evalueringen av minikonkurransen. Dette kan for eksempel være krav til funksjonalitet, tekniske løsninger, brukervennlighet, innhold, leveranseprosess eller andre forhold som er viktige for virksomhetens konkrete behov.   Som støtte er Appendix 1 – Service vedlagt, som viser de tekniske og funksjonelle kravene leverandørene ble vurdert på ved inngåelsen av rammeavtalen. Disse kravene ble vurdert på portefølje- og breddenivå, og dekker ikke nødvendigvis de spesifikke behovene til den enkelte virksomhet.   Virksomhetene anbefales å bruke informasjonen i vedlegget kun som bakgrunn for å forstå hva som allerede er vurdert i rammeavtalen, og deretter utforme egne kvalitetskriterier tilpasset sitt konkrete behov.
Pris	Virksomheten kan fastsette spesifikke prisbetingelser som skal gjelde for minikonkurransen. Leverandørene har ikke anledning til å tilby høyere priser enn det som er angitt i rammeavtalen.
Risiko	Virksomheten kan vurdere kontraktsrisiko knyttet til det konkrete behovet. Leverandørene har ikke anledning til å introdusere nye risikoelementer utover det som fremgår av rammeavtalen, med mindre dette skyldes nye og særskilte krav fra Kundens side.
Implementering/Onboarding	Virksomheten kan evaluere tidsrammen og kompleksiteten for implementerings- eller onboarding-prosjektet i sitt konkrete tilfelle.
Miljø	Virksomheten kan stille krav og evaluere klima- og miljøaspekter knyttet til tilbudet
...
...

Generelt gjelder et prinsipp om at oppdragsgiverne ikke kan begrense konkurransen kunstig ved å stille strengere krav enn det som er nødvendig, herunder krav som unødig begrenser konkurransen eller er tilpasset en spesifikk leverandør.

1.2.5       Tilbudsfrist

Virksomhetene skal sette en tilbudsfrist som gir leverandørene tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbud. Lengden på tilbudsfristen vil variere avhengig av omfanget i tilbudet.

1.2.6       Tidsplan og frister

Virksomhetene bør inkludere en tidsplan i minikonkurransen som sier noe om planlagt fremdrift. Dersom virksomhetene planlegger å gjennomføre forhandlinger bør dette fremgå.

Virksomhetene bør angi en rimelig vedståelsesfrist. Lengden på vedståelsesfristen henger sammen med kompleksiteten i tilbudet og hvor omfattende det antas at evaluering vil være. Dersom ikke annet er spesifisert er vedståelsesfristen 30 dager.

1.2.7       Tilbud

Leverandørene er ikke forpliktet til å levere inn tilbud. Dersom virksomheten ikke mottar noen gyldig tilbud, eksempelvis at virksomheten ikke mottar tilbud i det hele tatt eller om mottatte tilbud må avvises kan virksomhetene inngå forhandlinger med én leverandør og inngå avrop direkte.

1.2.8       Evaluering

Virksomheten er selv ansvarlig for å gjennomføre evalueringen av tilbudene i tråd med de fastsatte tildelingskriteriene.  

2       Valg av leverandør og avropskontrakt

2.1         Meddelelse om valg av leverandør

Etter valg av leverandør, skal virksomheten informere alle rammeavtaleleverandørene om hvilken leverandør virksomheten skal gjøre avrop med.

Det er ikke krav om karensperiode mellom tildelingsbeslutningen og inngåelsen av avropsavtalen.

Det følger av § 25-1 i forskrift om offentlige anskaffelser at oppdragsgiver har en begrunnelsesplikt. Begrunnelse skal inneholde tilstrekkelig informasjon slik at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, og i samsvar med angitte krav og aktuelle tildelingskriterier. Begrunnelsen skal angi det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler.

Dokumentasjonen skal bidra til at leverandørene som ikke har fått kontrakt, skal føle seg trygge på at virksomheten har opptrådt korrekt ifølge gjeldende regelverk og prosedyrer. I tillegg vil begrunnelsen fra virksomheten kunne bidra til at leverandørene på sikt får en bedre forståelse av virksomhetenes behov, og på den måten ved senere anledninger kan gi et bedre tilbud. En god og utfyllende begrunnelse er i tillegg klageforebyggende.

2.1         Anskaffelsesprotokoll

Oppdragsgivere er forpliktet til å føre protokoll fra konkurransen, jf.  § 25-5 i forskrift om offentlige anskaffelser. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.

Den enkelte virksomhet skal dokumentere sin vurdering og sitt valg av leverandør ved avrop.

2.3         Avropskontrakt

Virksomheten skal inngå en avropsavtale ved å fylle inn og signere bestillingsskjema basert på mal (Appendix 5.2 Order Form). Ta kontakt direkte med valgt leverandør for å få kontraktsdokumentet tilsendt.

Leverandøren skal akseptere avropsavtalen uten ugrunnet opphold, og signere avtalen med virksomheten innen tre dager.

Den endelige avropskontrakten vil dermed bestå av Appendix 5.2 Order form, prisskjema og signert databehandleravtale som vedlegg.

3       Offentlighet

Tilbudene og anskaffelsesprotokoll er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet etter at valg av leverandør er foretatt, jamfør offentleglova § 23 tredje ledd og forskrift for offentlige anskaffelser § 7-3. Oppdragsgiver er videre pålagt å følge prinsippene om merinnsyn, jf. offentleglova § 11. Tilbudene og øvrige dokumenter kan imidlertid inneholde taushetsbelagte opplysninger som skal unntas offentlighet, jf. offenteglova § 13 første ledd, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2.

4       Kontaktinformasjon

5       Vedlegg

Appendix 1 Service (Rammeavtalens kravspesifikasjoner)

docx

110.81 KB

Appendix 6 Kunder

pdf

224.1 KB

Avropsskjema

docx

27.57 KB