Optimalisering av skytjenester
På denne siden får du en overordnet introduksjon til optimalisering av ulike skytjenester og hvilke tiltak og vurderinger som bør gjøres på et overordnet nivå.
Beskrivelse
På grunn av utstrakt bruk av konsumbaserte prismodeller, hvor man betaler for de skytjenestene som konsumeres, vil optimalisering være en kontinuerlig prosess hvor aktiviteter og tiltak re-evalueres ved jevne mellomrom for å sikre at man ikke legger beslag på ressurser som ikke brukes og sånn sett betaler mer enn nødvendig.
Prising dikteres langt på vei av skyleverandørenes prismodeller. Disse inkluderer både pris for deres tjenester og mekanismer for hvordan kunden kan opparbeide seg rabatter. De fleste leverandørene tilbyr flere ulike rabattmekanismer tilpasset bruk i ulike bruksscenarioer. Fellesnevneren er at størrelsen på rabatter, stort sett avhenger av hvor mye kunden er villig til å forplikte seg til over tid. Større forpliktelser over lenger tid vil resultere i en høyere rabatt.
Selv om ord og begreper i prismodellene til ulike skyleverandører kan fremstå svært forskjellige, er allikevel prinsippene og mekanismene ofte like i praksis. Forskjellene er derimot større mellom ulike tjenestetyper, og optimaliseringstiltak vil i stor grad variere, avhengig tjenestemodell og tjenesten som skal kjøpes. Som følge av dette, har vi valgt å dele opp veiledningen i optimalisering av Infrastructure-as-a-Service (IaaS) og Platform-as-a-Service (PaaS) og optimalisering av Software-as-a-Service (SaaS).
Optimalisering av ulike skytjenester
Forpliktelsesplaner
Felles for skytjenestene over er at man kan fremforhandle en forpliktelsesplan, på engelsk enterprise consumption commitment plan på toppen av avtalen med en skyleverandør. Forpliktelsesplaner innebærer å inngå en kontraktsmessig avtale der virksomheten forplikter seg til å bruke et forhåndsbestemt beløp på skytjenester i løpet av en definert periode (vanligvis mellom 1 til 5 år). Denne avtalen kan gi betydelige rabatter totalt sett på tvers av alle tjenestene man konsumerer sammenlignet med standard faktureringsmodell etter løpende kostnader ("pay as you go"). Jo mer virksomheten forplikter seg til å investere, desto større rabatter kan oppnås. Avtalen kan potensielt omfatte konsum innen både IaaS, PaaS og SaaS, og er sånn sett et optimaliseringstiltak som går på tvers av ulike skytjenester og nevnes derfor her.
Vurderinger forut for inngåelse av forpliktelsesplaner
Det vil være enkelte forskjeller mellom de ulike skyleverandørenes forpliktelsesplaner og hva som kan oppnås gjennom forhandlinger. Før avtale inngås, anbefaler vi at virksomheten setter seg inn i leverandørens betingelser og gjennomfører nødvendige forhandlinger. Herunder er det viktig å undersøke hvilke muligheter man har i forhold til forpliktelsens varighet og vurdere dette opp mot hva som er virksomhetens forventede konsum over tid. Et annet moment er å undersøke hvilke tjenester som teller mot oppfyllelse av forpliktelsen. Ofte tillates det at forpliktelsen brukes på leverandørens egne lisenser og i noen tilfeller også tredjepartslisenser kjøpt gjennom leverandørens markedsplass. Det bør også kartlegges hvorvidt forpliktelsesplanen påvirker andre rabattmekanismer som allerede benyttes av virksomheten, eller om det finnes andre mer fleksible mekanismer som gir gode nok rabatter til at en forpliktelse blir overflødig. Videre er det relevant å undersøke om det er mulig å reforhandle avtalen dersom forpliktelsen ikke møtes eller overskrides og hvorvidt det er mulig å kansellere avtalen.
Fordeler og ulemper ved forpliktelsesplaner
Den største fordelen og hovedårsaken til å inngå forpliktelsesplaner er at man kan oppnå høy rabatt på sitt konsum. I tillegg vil en forpliktelsesplan gi insentiv til at virksomheten planlegger og følger med på forbruket sitt over tid for å sikre at forpliktelsen oppfylles. Ulemper er allikevel at det kan oppstå merforbruk for å oppfylle overestimerte forpliktelser. Større forpliktelser over lenger tid, vil gi en høyere rabatt, men denne er lite verdt dersom konsumet ikke skaper tilstrekkelig merverdi for virksomheten. God planlegging av forbruk frem i tid er derfor en forutsetning når det inngås forpliktelsesplaner, noe som kan være utfordrende med årlige budsjettprosesser i offentlig sektor. Til slutt legger vi heller ikke skjul på at forpliktelser kan insentivere bundling hos en leverandør og på den måten skape avhengigheter (lock-in). En 5 årig forpliktelsesavtale er fremdeles kort varighet når man tar i betraktning et IT-systems levetid og hva det koster å migrere mellom ulike leverandører. Det er ikke sikkert at leverandøren har det samme insentivet til å tilby høye rabatter når det skal inngås ny forpliktelsesavtale og forventningene til vekst er lavere.
Eksempel på aktiviteter og ansvarsfordeling ved oppfølging av forpliktelsesplaner
Ved forhandling av forpliktelses-avtaler, vil det normalt være IT ledelsen og innkjøp som eier prosessen, og initierer dialogen med leverandør.
Aktivitetene som må gjennomføres i forbindelse med en forhandling krever tett samarbeid mellom IT ledelse, innkjøp, produkteiere, FinOps og IT drift.
Ved manglende kompetanse på området eller for store komplekse avtaler, kan virksomheten vurdere å benytte en lisenspartner som kjenner produsentene og markedet godt, til å bistå i forhandlingene.
| Aktivitet | FinOps | IT ledelse | Produkteiere | IT drift | Innkjøp |
|---|---|---|---|---|---|
| Analyser nåværende skykonsum | KI | H | KI | KI | U |
| Forstå virksomhetens veikart og hvordan dette påvirker fremtidig konsum | KI | H | KI | KI | U |
| Gjennomfør forhandlingsmøter med leverandører | I | H | I | I | U |
| Etter inngåelse, overvåk utvikling i kostnader over tid og vurdere eventuell ny avtale etter utgått tid | KI | H | I | I | U |
H = Hovedansvarlig, U = Utførende, K = Konsultert, I = Informert
Lenker til ulike leverandørers forpliktelsesplaner
Planlegg for kostnadseffektivitet
Arkitekturvalg er avgjørende for å sikre kostnadseffektiv bruk av skyen. Ved å ta veloverveide arkitekturvalg kan man optimalisere ressursbruk, redusere kostnader, forbedre ytelse og samtidig sikre at IT-miljøet holder en mer miljøvennlig profil. Vurdering av arkitektur skjer ofte på et tidlig stadium, og faller utenfor FinOps sitt tradisjonelle ansvarsområde. Vi mener allikevel at de fleste vil være tjent med å koble inn analysekompetanse som vurderer kostnaden til ulike alternative på et tidlig tidspunkt. Her vil det være relevant å dra nytte av innsikten FinOps-ansvarlige har opparbeidet seg.
Kontakt
Har du spørsmål eller tilbakemeldinger? Ta kontakt med oss!
E-post: markedsplassen [at] dfo.no (markedsplassen[at]dfo[dot]no)