Beskrivelse

Når en tjeneste kjøpes som SaaS, er det leverandøren som er ansvarlig for drift og vedlikehold av underliggende infrastruktur og plattform. Som følge av dette, er prinsippene for optimalisering av SaaS noe annerledes sammenlignet med IaaS og PaaS.

Hvilke tiltak og aktiviteter som har størst effekt, vil avhenge av den enkelte leverandørs tjeneste og valgte prismodell. Det som gjør optimalisering av SaaS komplisert, er at forhandlingsmuligheter, prismekanismer og lisens-metrikker varierer avhengig av leverandøren som benyttes og tjenesten som kjøpes. Dette forsterkes av at det finnes et svært stort antall ulike leverandører av SaaS, sammenlignet med IaaS og PaaS. For å lykkes med å redusere kostnader, er det derfor viktig å være godt kjent med leverandørens vilkår, bruke forhandlingsmakt til å fremforhandle gode betingelser, samt utnytte de mulighetene som finnes i leverandørens prismodeller/lisens-metrikker.

Adgang og mulighet til å forhandle, vil variere mellom ulike tjenester. Det er langt på vei grad av konkurranse og virksomhetens evne til å sette ulike leverandørers tjenester opp mot hverandre som gjør det mulig å fremforhandle gode betingelser.

På generelt grunnlag, er det større rom for å forhandle innen SaaS, sammenlignet med IaaS og PaaS, siden det er flere leverandører og tjenester å velge mellom. En vanlig utfordring er å skulle forhandle med store leverandører hvor virksomheten har liten makt og mulighet til å påvirke. En annen utfordring er å forhandle med leverandører av virksomhetskritiske løsninger, hvor bytte av leverandør vil medføre høye kostnader som følge av implementering, integrering med tilgrensende systemer og oppbygging av kompetanse.

Det er derfor viktig at virksomheten fortløpende vurderer sine muligheter og har en langsiktig strategi for hvordan ulike leverandører skal håndteres. Kraljic matrisen og porters femkraftsmodell er noen nyttige verktøy som kan hjelpe virksomheten med å vurdere sin forhandlingsmakt og velge riktig strategi.

Den mest grunnleggende delen av SaaS-forvaltning er å sikre at leverandører følges opp jevnlig. Dersom det er åpning for det, anbefales det å gjennomføre regelmessige statusmøter med sentrale leverandører, hvor kostnader og bruk er et tema.

Aktiv styring av hvem som har tilgang på hvilke lisenser kan gi bedre kontroll og redusere kostnader. De fleste leverandører av SaaS tilbyr en portefølje bestående av flere ulike lisenser hvor kostnad varierer basert på hvilke funksjonalitet som er inkludert. Et tiltak er å innføre retningslinjer for hvem som skal ha hvilke lisenser. I tillegg bør det gjennomføres jevnlige gjennomganger av virksomhetens lisenser og bruken av disse. Målet er å avdekke lisenser som ikke benyttes eller er underutnyttet og justere lisensporteføljen deretter. Selv om virksomheten har inngått forpliktelsesavtaler som dekker store deler av lisensporteføljen, er det allikevel verdi i å ha god kontroll og oversikt over virksomhetens bruk.

Det vil i de fleste tilfeller også eksistere leverandør- eller tjenestespesifikke optimaliseringstiltak. Leverandørenes prismekanismer og lisensmodeller kan variere mye, for å lykkes med optimalisering av SaaS er det en forutsetning at man setter seg inn i og utnytter disse.