Invitasjon: Nytteverdi av verktøy for å styre kostnader knyttet til skytjenester (FinOps)

Bakgrunn

I løpet av Q1 2024 har MPS utarbeidet en strategi for FinOps-området. Dersom dere er interessert i å lære mer om området og hvilke aktiviteter som er planlagt fremover, er strategien publisert i sin helhet via følgende link:

Formål

Prosjektet skal gi kunnskap om nytteverdien for deltakende virksomheter innenfor to hovedområder:

• Hvordan kan verktøyet benyttes av IT utviklere, økonomiansvarlige, innkjøpere og virksomhetsledere til å planlegge og gjennomføre prosjekter innenfor IT-området? Eksempelvis kostnadsplanlegging ved migrasjon mellom skyplattformer.
• Hvordan kan verktøyet benyttes av IT driftsansvarlige, økonomiansvarlige, innkjøpere og virksomhetsledere til å måle og optimalisere kostnader knyttet til virksomhetens eksisterende skytjenester? Herunder bidra til god økonomistyring.

Utprøvingsprosjektet vil ta utgangspunkt i FinOps rammeverkets tre faser: Informasjonsfasen (inform), optimaliseringsfasen (optimize) og driftsfasen (operate). Deltakere kan forvente å lære mer om hvordan FinOps kan implementeres og anvendes i praksis. Dersom dere er interessert i å lese mer om de tre fasene, se FinOps Foundation sine hjemmesider: FinOps Phases. FinOps Foundation forvalter FinOps rammeverket og fungerer som en møteplass for virksomheter og personer som praktiserer FinOps fra hele verden.

Utprøvingsprosjektet forventes også å gi offentlig sektor bedre bestillerkompetanse for senere anskaffelser og veiledning innenfor området.

Praktisk gjennomføring

For utprøvingen benytter vi en leverandørs tjeneste (et verktøy) som henter detaljert forbruksstatistikk fra virksomhetens skyplattform(er) og supplerer denne dataen med data fra andre kilder. Verktøyet gir brukerne innsikt i sitt skyforbruk og synliggjør forbedringsområder.

Målgruppe

FinOps rammeverket understreker viktigheten av tverrfaglig samarbeid. Under har vi listet opp de rollene vi mener er relevante å involvere i utprøvingen. Avhengig av virksomhetens størrelse og organisering, kan det være aktuelt å involvere flere eller færre av rollene under.

• Virksomhetsledelse
• IT-ansvarlige og -medarbeidere
• Økonomiledere og -medarbeidere
• Innkjøpsledere og -medarbeidere
• Andre som har ansvar eller interesse for kostnader tilknyttet skytjenester

Deltakelse

Dersom utprøvingsprosjektet virker interessant for deres virksomhet, og dere ønsker å delta, ber vi om at dere fyller ut følgende søknadsskjema:

Søknadsfrist: 10. september 2024

Med bakgrunn i søknadene vi får, vil vi gjennomføre en vurdering og invitere inntil 10 virksomheter innen statlig, kommunal og fylkeskommunal sektor til å delta i utprøvingsprosjektet.

Hva skal inviterte deltakere gjøre?

Inviterte deltakere får fri tilgang til løsningen i hele utprøvingsperioden (sluttdato er satt til 31.12.2024). Det er en forventning om at løsningen blir implementert og at det avsettes tilstrekkelig ressurser til å utnytte potensialet som ligger i løsningen. Vi har listet opp de viktigste oppgavene i punktlisten under. Disse vil bli nærmere utdypet under felles oppstartsmøte, samt i implementeringsmøter med valgt Leverandør.

• Delta på oppstartsmøte med DFØ og Leverandør
• Implementere løsningen i virksomheten, herunder:
  • Sette relevante ansatte i stand til å bruke tjenesten
  • Bruke tjenesten på jevnlig basis med mål om å redusere kostnader og oppnå effektivisering for virksomheten
• Delta på oppfølgingsmøter med DFØ
• Svare på avsluttende spørreundersøkelse

Valg av endelig leverandør er ikke foretatt enda. I den forbindelse opplyses det om at deltagende virksomheter ikke har anledning til å hensynta såkalte «byttekostnader» eller andre lignende føringer ved en senere eventuell anskaffelse. Vi ber derfor om at det ikke etableres spesielle integrasjoner, tilpasninger og lignende.

Praktisk informasjon

For å ta i bruk tjenesten er det viktig at virksomheten har tilgang på nødvendig prisstatistikk. Fremgangsmåten for å hente ut dataen er forskjellig fra Azure, AWS, GCP og OCI. Vedlagt finner dere et vedlegg som kort oppsummerer de viktigste stegene i prosessen for å hente ut nødvendig data, samt hvilke tilganger som er nødvendig for å hente ut dataen. Vedlegget er kun en kort oppsummering, detaljerte oppskrifter vil bli tilgjengeliggjort i forkant av utprøvingen.

For Azure brukere, vil deltakelse forutsette at man har Enterprise Agreement (EA) avtale. Denne er i de fleste tilfeller indirekte gjennom tredjepart (f.eks. Atea og Crayon). På grunn av utfordringer med API oppsettet, vil dessverre ikke virksomheter med Cloud Solution Provider (CSP) avtaler kunne delta i denne omgangen.

Markedsplassen for skytjenester vil være ansvarlig for gjennomføring av prosjektet, med ekstern kundestøtte. Dersom resultatene viser at det er hensiktsmessig å anskaffe tjenester innenfor dette området, vil MPS ta sikte på å gjennomføre en anskaffelse i Q1/Q2 2025 for leveranse i løpet av 2025.

Spørsmål

Eventuelle spørsmål kan rettes til ansvarlig prosjektleder David Behrens på telefon: 415 46 531 eller epost: david.behrens@dfo.no.