Inngåelse av kontraktene

Vi har innhentet statistikk og informasjon rundt antall kunngjøringer og innholdet i disse. På den bakgrunn er det grunn til å tro at mange av programvareavtalene inngås som direkte anskaffelser. Det er uklart om dette er i samsvar med regelverket.

Vi fortsetter disse undersøkelsene og vil publisere resultatene når de foreligger.

Det er ikke tvilsomt at programvareavtaler i skyen er omfattet av regelverket. Det klare utgangspunktet er derfor at anskaffelse skal kunngjøres og at bruk skal skje innenfor det kunngjorte omfang. Konkurransen skal som hovedregel skje gjennom et åpent anbud, jf. nedenfor her nærmere om dette.

Unntak fra kunngjøringsplikten:

• Kunngjøring kan unnlates dersom totalbeløpet er under de fastsatte beløpsgrensene som for tiden er kr. 1.100 eks. mva.
• Ved fastleggelsen av beløpsgrensen skal månedsbeløpet multipliseres med 48 med mindre avtalen inngås for et bestemt tidsrom.
  
  Eksempel: Virksomheten mottar et tilbud på programvare til kr. 100.000 per måned med en oppsigelsestid på en måned. Avtalen skal vurderes til 4,8 millioner kroner og kan ikke unntas kunngjøringsplikten.

I offentlig sektor må virksomheter ha konkurranseutsatt anskaffelsen før det inngås en avtale. Ettersom mange skyavtaler krever at det gjøres bruk av en lisenspartner må det derfor inngås to avtaler – en med lisenspartner og en med leverandøren av skytjenestene. Denne prosessen kan være tidskrevende og kompleks. Ideelt burde man starte arbeidet med konkurranseutsetting og eventuell fornyelse av avtalene, særlig hvis anskaffelsen omfatter en Microsoft EA, ikke mindre enn 6-12 måneder før avtalen løper ut (kommer an på størrelse og kompleksitet) for å vurdere ny teknologi, gjennomføre workshoper, få budsjettinnspill, IT-strategi, scenarioer og forhandlinger. Dette er viktig for at virksomhetene skal ha tid til å ta beslutninger for fremtiden basert på riktig grunnlag - samt forhandle frem gunstigere betingelser.

For at man skal rekke dette bør man ha konkurranseutsatt avtalen med en lisenspartner i god tid (gjerne omtrent ett år før Microsoft avtalen går ut) før man starter med konkurranseutsetting og en eventuell fornyelsesprosess.

Hovedregel er åpent anbud. Flere forhold ved programvareavtaler i skyen kan begrunne konkurranse med forhandlinger eller konkurransepreget dialog.

I tillegg til andre krav til en kunngjøring er det viktig å være oppmerksom på at programvare som anskaffes slik at det ikke inngås en avtale med eieren av programvaren må behandles helt forskjellig fra programvare som anskaffes gjennom en videreselger.

• Anskaffelser der det ikke inngås avtale med eieren av programvaren. Slike anskaffelser kan kunngjøres gjennom en kunngjøring.
• Anskaffelser gjennom videreselger bør kunngjøres i to omganger: (i) en kunngjøring som gjelder anskaffelse eller inngåelse av en avtale med videreselgeren (LSP), og (ii) en påfølgende kunngjøring som gjelder selve programvaren.
  
  Les mer om dette her.

Det er uavhengig av den konkrete fremgangsmåten som velges avgjørende at kunngjøringen åpner for reell konkurranse mellom ulike tilbydere av tilsvarende funksjonalitet.

Veiledningen bygger videre på at det er tre parter involvert: leverandøren av skyproduktene, en lisenspartner og virksomheten, men fungerer også ved et to-partsforhold med leverandør av skyproduktene og en virksomhet, med den generelle tilpasning at virksomheten da må utføre alle oppgaver som ikke skal utføres av leverandøren av skyproduktene selv.

Dersom leverandøren av skytjenestene krever at det benyttes en lisenspartner bør dette gjøres i to separate anskaffelser: en anskaffelse som gjelder en avtale med en lisenspartner, og en anskaffelse som gjelder leveranse av lisensene eller skytjenestene.

LSP: (engelsk: Licensing Solution Partner) er en partnerstatus som innebærer at man er kvalifisert til å tilby kunder alle type Microsoft- volumlisensavtaler: Select, Select Plus, Enrollment for Education, Open Value, MPSA og Enterprise avtaler.

CSP: (engelsk: Cloud Solution Provider) innebærer at man har partnerstatus til å videreselge fra Microsoft og fakturere kunder direkte. Det er flere hundretalls tilbydere av denne type avtaleformen i Norge i dag.

I det aller fleste tilfeller er det snakk om Microsofts Enterprise-avtale og vi tar derfor utgangspunkt i denne for å eksemplifisere forskjellene. En Enterprise-avtale krever som et minimum 250 brukere. Dette gir en prislås på produkter som er inngått gjennom hele avtaleperioden med enkelte justeringer, blant annet av valuta. Avtalen er en singel-tenant avtale, men man kan legge til et amendment for å få lagt til flere tenanter. Det er mulig å forhandle rabatter og unntak fra lisensavtalene for å lage en optimal avtale. En Enterprise-avtale vil normalt være rimeligere enn en CSP-avtale.

En CSP-avtale er en ren partneravtale der Microsoft ikke er involvert i selve avtalen, kun leveransen av tjenestene. Rabatter og unntak fra lisensavtalene er derfor normalt ikke mulig. En CSP-avtale krever ikke et minimum antall lisenser, og er en multi-tenant avtale hvor produktene har prislås per mnd. eller årlig. Om man ønsker stor grad av fleksibilitet ved å gå for månedlig abonnement vil prisen ofte være 20% dyrere enn om man går for 1 år om gangen.

Cybersikkerhet og personvern anbefales som en integrert del av anskaffelse og bruk av programvare i skyen.