Å ta i bruk teknologien og produktene i skyavtalene på riktig måte er viktig for at virksomheten skal kunne hente ut verdien som ligger i avtalene. Dette er en kontinuerlig prosess der virksomheten gjentatte ganger både i og utenfor kontraktsperioden må foreta en analyse av status på hva som er gjort, hva som skal gjøres, og når ulike prosjekt skal gjennomføres.
En styringsmodell slik det anvendes her (engelsk: governance model eller governance management) er et rammeverk for styring og ledelse som avtales mellom partene i en kontrakt. Styringsmodellen vil typisk inneholde informasjon om hvem som møtes og når, hva som skal diskuteres, eventuelle eskaleringsnivåer med mer.
1. Styringsmodell
For at virksomheten skal kunne realisere maksimalt av verdi fra avtalene, samt sikre eskalering ved eventuell uenighet, anbefaler vi en styrings- eller oppfølgingsmodell som sikrer dette. Regelmessige møter på alle nivå gir organisasjonskompetanse begge veier, slik at alle parter involvert kjenner hverandre godt. Dette anses som viktig for å kunne opparbeide seg en god relasjon hvor alle spørsmål, både lisens- og teknologirelaterte, kan besvares best mulig.
Styringsmodellen er generisk samtidig som den i stor grad retter seg mot programvareavtalene som tilbys av Microsoft, og bygger på rammeverket T-36.
Vår oppfølgingsmodell baserer seg på fem hovedområder i prosessen som sammenfaller med ISO-planverket rundt alt arbeid innenfor IT, og tar for seg livssyklusen til en løsning eller produkt:
- Plan
- Implementering
- Bruk
- Vedlikehold/support
- Vurdering og endring
Det anbefales at virksomheten ved oppstart av en ny avtaleperiode møtes for å utarbeide en plan som tar hensyn til disse fem elementene. Denne planen resulterer i et planverk som går over 36 måneder (derav navnet T-36). Planen beskriver viktige hendelser som vil skje gjennom kontraktsperioden. Rekkefølgen på og antall prosjekter kan naturlig nok endres. Det er også slik at noen aktiviteter vektlegges på bakgrunn av hvilket år i avtaleperioden man er. Det vil eksempelvis være mer arbeid med etablering av roller og rutiner det første året og revidering av disse de neste. Det er viktig å konsentrere seg om quick-wins for å øke motivasjonen og rettferdiggjøre ressursbruken på SAM i oppstarten og «lengre» mål i tiden etter. Siste år i en treårsavtale er det naturlig med økonomiske analyser, arbeidsmøter og vurdering av eventuell ny avtale, samt konkurranseutsetting av denne.
2. T-36 rammeverket
En normal styrings- og forvaltningsmodell kan baseres på Microsofts T-36 rammeverk. Dette er generisk og kan brukes/tilpasses også andre programvareavtaler.
| T-36 | Oppstart | Planlegging | Utrulling av programvare | |
| T-30 | Lisensoptimalisering | Planlegging | Korreksjoner av lisensoptimalisering | |
| T-24 | GAP-analyse | Balanse kjøp | Verifikasjon lisensiering | |
| T-20 | Fordelsberegning SA | Planlegging | Utrulling av programvare | |
| T-16 | Lisensoptimalisering | Planlegging | Korreksjoner av lisensoptimalisering | Utarbeidelse av konkurransegrunnlag LSP |
| T-13 | GAP-analyse | Balanse kjøp | Korrekt lisensiert | Kunngjøring LSP |
| T-8 | SA fordel forbruk | Planlegging | Utrulling software | Utarbeidelse konkurransegrunnlag programvare |
| T-4 | SAM | Planlegging årsdag | Fornyelsesplan | Kunngjøring programvare |
| T-2 | Avtaleforhandling | Avtalefornyelse | Oppstart |