Som nevnt er det ikke tvilsomt at programvareavtalene omfattes av regelverket og at anskaffelse og bruk må kunngjøres. Samtidig er det ikke tvilsomt at mange av avtalene kan fornyes uten videre. Vi ser nærmere på dette under her.
1. Når kan avtalene fornyes?
En avtale om programvare i skyen kan fornyes når:
- Det ikke finnes andre leverandører for den funksjonaliteten avtalen gjelder. Vilkårene for dette er strenge.
Eksempel: Virksomheten er avhengig av support fra eieren av programvaren. Dette kan f eks være den type support som tilbys av Oracle. Merk at såkalt "software assurance" eller SA fra Microsoft ikke er supporttjenester men en slags forsikring mot økte kostnader som følge av nye lisensversjoner, men at SA antagelig likevel kan fornyes uten videre. - Det vil normalt være anledning til å ta hensyn til kostnadene virksomheten har ved å bytte ut programvaren, herunder opplæring av ansatte.
2. Når må avtalene kunngjøres?
En avtale om programvare i skyen kan ikke fornyes og må kunngjøres når:
- Det finnes andre leverandører av den funksjonaliteten avtalen gjelder. Dette vil ofte være tilfellet.
- Dagens avtale er utløpt eller funksjonaliteten det gjelder ikke er anskaffet på riktig måte, eventuelt at bruken overskrider det opprinnelig kunngjorte omfang.
Eksempel: Virksomheten kunngjorde en anskaffelse i 2020 for 100 lisenser. Dagens bruk utgjør 300 lisenser. En fornyelse må kunngjøres som om det var en ny anskaffelse.
3. Kan det tas hensyn til kostnader ved utskiftning av programvare?
Det enkle svaret er at det er anledning til å ta hensyn til byttekostnader dersom anskaffelsen og bruken av programvaren i skyen i dagens situasjon er innenfor det opprinnelig kunngjorte. I andre tilfeller er spørsmålet komplisert og avhenger antagelig av en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle.